Importación de datos

Ten en cuenta: Para importar contactos es más cómodo usar el proceso explicado en el apartado Referencia por opciones de menú >> Proyectos >> Ficheros >> Importación de contactos.

Conceptos y recomendaciones previos

Tipos de los ficheros origen de la importación

· OriGn permite importar datos desde ficheros en formato DBase, Access y Excel.

· Te recomendamos que utilices preferente ficheros Access o DBase, pues han sido diseñados para almacenar datos y son más fiables.

· La importación desde Excel debe tener como origen una hoja de Excel dispuesta en formato de datos (los registros en las filas y los campos en las columnas, con el nombre de cada campo en la primera fila).

Importar desde Excel puede tener algunos efectos inesperados, como por ejemplo la pérdida de los ceros por la izquierda en campos correspondientes a códigos postales o similares, por eso NO lo recomendamos.

· Si importas desde DBase, asegúrate de que el nombre de los ficheros a importar no tenga más de 8 caracteres (sin contar la extensión), pues en caso contrario, según tengas configurado tu sistema, se pueden producir errores.

· En la carpeta Ejemplos, que encontrarás dentro de la carpeta donde instalaste OriGn en el servidor (habitualmente C:\OriGn\Ejemplos) se incluye una base de datos Access, varios ficheros DBase y un par de hojas de cálculo Excel de ejemplo, para que puedas hacer pruebas de importaciones.

· Si la importación se realiza sobre la tabla de contactos, y NO se tiene marcada la opción Deshabilitar crear Llamada Pendiente (en las Opciones del Proyecto, página Funcionamiento II, sección IMPORTACIÓN DE CONTACTOS), se crearán automáticamente las tareas o llamadas pendientes asociadas a cada uno de los contactos importados en la cola de precarga (para más información sobre las colas véase Trabajando con OriGn >> Crear las colas de tareas y llamadas pendientes).

Importación contra campos codificación, selección o consulta

Habitualmente NO suele importarse contra campos codificación, selección o consulta.

Para importar contra campos codificación, selección o consulta, el campo origen debe estar ya convenientemente codificado, según las siguientes normas:

1. Debe tratarse de un campo numérico.

2. Debe contener como valores los OIDs correspondientes a los registros referenciados, registros que ya deben existir en OriGn (ver Temas avanzados >> OIDs y referencias entre ficheros).

Selección de los ficheros origen y destino

Selección de la Base de Datos (o fichero) origen

Datos a introducir:

· Base de Datos Origen: Selecciona la opción correspondiente, según quieras importar desde DBase, Access o Excel.

· Ubicación Base Datos Origen: Escribe en este campo la ruta y el nombre correspondiente al fichero externo DBase, Access o Excel cuyos datos deseas importar. También puedes seleccionarlo visualmente clicando el botón que se muestra a la derecha de este campo.

· Tabla de la Base de Datos Origen: Si se trata de:

a) Dbase: Te aparecerá el nombre del fichero DBase. No debes modificarlo.

b) Access: Deberás seleccionar de la lista desplegable la tabla de la Base de Datos cuyos registros deseas importar. En la lista desplegable se mostrarán los nombres de todas las tablas de la Base de Datos.

c) Excel: Deberás seleccionar de la lista desplegable cuál de las hojas de la hoja de cálculo contiene los datos a importar. En la lista desplegable se mostrarán los nombres de todas las hojas de la hoja de cálculo.

Una vez introducidos los datos, clica Siguiente.

Se muestra un ejemplo a continuación:

Selección del fichero destino

· Si deseas importar a un fichero perteneciente a un proyecto determinado:

a) Selecciona el proyecto en la lista de la izquierda. Se mostrarán los ficheros del proyecto en la lista de la derecha.

b) Selecciona en la lista de la derecha el fichero al que quieres importar.

c) Clica Siguiente.

· Si deseas importar a un fichero general:

a) En la parte superior de la ventana, marca la opción Generales. Se mostrarán los ficheros generales en la lista de la derecha.

b) Selecciona en la lista de la derecha el fichero general al que quieres importar.

c) Clica Siguiente.

Se muestra un ejemplo a continuación:

Selección de los campos origen y destino, modo intuitivo

Ten en cuenta: El modo intuitivo se activa cuando está MARCADO el campo Deshabilitar crear nuevos campos, de la página Funcionamiento II de las opciones de proyecto (ver Referencia por opciones de menú >> Proyectos >> Diseño > Creación y opciones de proyecto). Si estás trabajando en este modo, los campos del fichero destino aparecen en color azul y subrayados.

La principal característica de este modo de trabajo es que los campos destino sobre los que importar deben existir previamente, ya que no se permite crear nuevos campos. Este funcionamiento es recomendable para usuarios no expertos, pues evita que se comentan errores.

Inicialmente, si no se ha realizado ninguna importación previa, se deberán asociar los campos del fichero origen con los del fichero destino. Para seleccionar el campo destino en el que se quiere importar un determinado campo origen basta con clicar sobre el texto ..Seleccionar.. correspondiente:

Se mostrará entonces una ventana con todos los campos del fichero destino:

Para seleccionar el campo que se quiere que sea el destino, basta con marcarlo (clicándolo) y clicar Aceptar. El campo destino quedará reflejado en la ventana de la importación y el campo origen quedará marcado con una "uve" en la casilla que se muestra a su lado:

En caso de equivocación al establecer las relaciones entre origen y destino:

· Para cambiar un campo destino por otro: clícalo y selecciona el correcto.

· Para NO traspasar un campo: clica la casilla que se muestra a la izquierda del nombre del campo origen de forma que desaparezca la "uve".

Una vez hayas terminado de relacionar los campos origen con los destino, clica Siguiente. A continuación, se mostrará la ventana de Edición de la condición de importación.

Ten en cuenta: Si siempre vas a trabajar en este modo, puedes pasar directamente al apartado Filtrado los registros a importar y ejecución de la importación.

Selección de los campos origen y destino, modo avanzado

Ten en cuenta: El modo avanzado se activa cuando NO está marcado el campo Deshabilitar crear nuevos campos, de la página Funcionamiento II de las opciones de proyecto (ver Referencia por opciones de menú >> Proyectos >> Diseño > Creación y opciones de proyecto). Si estás trabajando en este modo, los campos del fichero destino aparecen en color negro.

La principal característica de este modo de trabajo es que pueden crearse dinámicamente los campos destino sobre los que importar. Este funcionamiento es recomendable únicamente para usuarios expertos.

Selección de los campos origen a importar

En la lista de la izquierda se muestran los campos del fichero origen. Para cada campo se muestra su nombre.

Puedes marcar o desmarcar cuáles quieres que se importen y cuáles no:

· Clicando el cuadradito que se muestra a la izquierda del nombre del campo.

· Seleccionando el campo y pulsando la BARRA ESPACIADORA.

Selección de los campos destino

Por defecto, en la ventana anterior OriGn está indicando que por cada campo origen creará un nuevo campo en el fichero destino, al cual le llamará de la misma forma que al campo original.

En ocasiones, no obstante, los campos destino sobre los que quieras importar ya existirán.

En este caso, para indicar el campo destino al que corresponde cada campo origen, sigue los siguientes pasos:

1. Clica en el nombre del campo destino propuesto, para que quede seleccionado, y a continuación clica el botón con los tres puntos dibujados:

2. En la ventana que se mostrará, selecciona el campo ya existente que corresponda con el campo origen:

La anterior ventana muestra el nombre de cada campo y su código entre paréntesis.

3. El campo seleccionado se mostrará como nuevo destino:

4. Repite la operación para todos los campos que requieras:

5. Una vez hayas terminado, clica Siguiente.

6. Se mostrará la ventana de Edición de la condición de importación.

IMPORTANTE: En la ventana de selección de campo ya existente, el nuevo campo que OriGn propone crear como destino se muestra como si fuera un campo ya existente del fichero destino, como se ve en el siguiente ejemplo:

No te equivoques y selecciones el nuevo campo propuesto en vez del campo ya existente, pues pueden tener nombres muy similares.

Creación y configuración de campos nuevos como destino

En ocasiones, los campos destino de la importación aún no habrán sido creados por ti en el fichero de destino, por lo que podrás aprovechar la capacidad de creación de nuevos campos que incluye el proceso de importación.

Como se ha visto en la ventana de asociación de campos origen y destino, por defecto OriGn te propone crear nuevos campos en el fichero destino, con los mismos nombres que los campos origen.

Lo recordamos en la siguiente imagen:

Debes configurar convenientemente cada uno de los campos destino automáticamente propuestos.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

1. Clica en el nombre del campo destino propuesto, para que quede seleccionado, y a continuación clica el botón con la regla, la escuadra y el lápiz dibujados:

2. Aparecerá la Ventana de Edición de Campo (ver Funcionamientos estándar >> Ventana de creación y edición de campo):

3. Ajusta las características del nuevo campo destino según sea adecuado y clica Aceptar:

4. Repite las operaciones vistas para todos los campos destino:

etc.

5. Una vez hayas terminado, clica Siguiente. Se mostrará una ventana de confirmación:

Clica Sí para proceder con la creación de los nuevos campos de usuario.

6. A continuación, se mostrará la ventana de Edición de la condición de importación.

Filtrado los registros a importar y ejecución de la importación

Edición de la condición de importación

Habitualmente, en esta ventana se clica directamente el botón Iniciar para que comience el proceso de importación y se traspasen todos los registros del fichero original (se muestra en la imagen anterior).

Alternativamente, puede escribirse una condición en el campo de texto superior, de forma que solamente se traspasen aquellos registros que la cumplan.

La condición debe escribirse utilizando la sintaxis propia de las expresiones condicionales de OriGn-script (ver la sección Tutorial >> Comandos estándar básicos >> Comparaciones (expresiones condicionales) del manual de OriGn-script), con la diferencia de que los códigos de los campos destino pueden utilizarse como si se tratara de variables.

Si deseas escribir una condición, cuando quieras escribir el código de un campo concreto pulsa F2 o bien clica el Botón con los tres puntos:

Se mostrará una ventana similar a la siguiente:

En la anterior se muestran todos los campos correspondientes al fichero destino (incluidos los nuevos campos que se hayan podido crear durante este mismo proceso). Selecciona el que requieras clicando sobre él y clicando luego Aceptar (alternativamente también puedes clicar dos veces sobre él –doble clic-).

El código del campo es automáticamente escrito en la posición de la condición donde estuviera situado el cursor:

Una vez hayas acabado de escribir la condición, clica el botón Iniciar para que comience el proceso de importación

Ten en cuenta: Si se marca el campo Generar Registro (Log) se generará un fichero de texto con la información de aquellos registros del fichero origen que no puedan importarse (habitualmente por estar duplicados). Este fichero podrá consultarse desde este mismo proceso al finalizar la importación. En importaciones con muchos duplicados, la generación de este fichero puede enlentecer mucho la importación. Es por ello que por defecto este campo no está marcado.

Progreso de la importación

Mientras la importación se lleva a cabo, se muestra una barra de progreso similar a la siguiente:

Esta barra se actualiza de 50 registros en 50 registros, para que su refresco no ralentice la importación.

Una vez la importación termina, se muestra una ventana de resultados similar a la siguiente:

Leyenda:

· UDF’s creados: Cuántos nuevos campos de usuario (o UDF’s) se han creado (se ha visto en el apartado Creación y configuración de campos nuevos como destino, de esta misma sección).

· Registros Insertados: Registros que se han copiado del fichero de origen al fichero destino.

Registros Duplicados: Registros que NO se han copiado por contener valores duplicados según alguno de los índices con clave única del fichero destino.

· No Cumple Condición: Registros que NO se han copiado porque no cumplen la condición indicada.

· Total Registros: Número total de registros que contenía el fichero de origen (suma de los tres valores anteriores).

Si se marcó el campo Generar Registro (Log) y hay algún registro duplicado, se mostrará un botón denominado Incidencias que permite consultar los registros que no se han podido importar:

Al clicar dicho botón se muestra una ventana como la siguiente:

El botón Guardar resultados de la anterior permite guardar la información en un fichero de texto, mientras que Imprimir resultados permite imprimirla.

Campo “Fecha última importación”

Todos los ficheros de OriGn tienen un campo estándar denominado Fecha última importación, que habitualmente se muestra en la página “Datos Internos” y que es cumplimentado por la importación con la fecha en la que se importó un determinado registro.

Después de importar

Si en el proceso de importación has creado nuevos campos de usuario, habitualmente tras la importación de los registro accederás al Gestor de Tablas para configurar la posición en la ventana de edición de registro de los nuevos controles creados.

Por defecto, OriGn sitúa los nuevos controles uno debajo de otro en una serie de nuevas páginas que crea automáticamente y que llama “Generales” más un número correlativo (“Generales 1”, “Generales 2”, etc.).

Importaciones repetitivas

1. En ocasiones se requiere de la importación de diversos ficheros externos a un mismo fichero de OriGn.

Puede darse este caso cuando:

a) Por algún motivo los datos a importar se han dividido en diversos ficheros externos.

b) Se requiere de importar datos en diferentes momentos, para cada uno de los cuales se dispone de un fichero externo distinto, por cualquier motivo.

2. En otras ocasiones, puede darse el caso de que se decida importar un mismo fichero externo en diversas veces (importando diferentes conjuntos de registros cada vez), por el motivo que sea.

OriGn facilita estas importaciones repetitivas.

OriGn recuerda la correspondencia entre los campos origen y destino siempre que la estructura del fichero origen de una importación sea la misma que la correspondiente a la importación precedente para ese mismo fichero destino

De esta forma, en importaciones repetitivas te ahorrarás tener que volver a especificar la correspondencia entre unos campos y otros.